根据《行政单位会计制度》注释，1213预付账款科目核算行政单位按照购货、服务合同规定预付给供应单位（或个人）的款项。按合同规定支付的定金，也通过本科目核算，道理很简单，定金具有预先支付性，交付定金的一方不履行债务的，丧失定金；而收受定金的一方不履行债务的，则应双倍返还定金。
插一句：定金和订金一字之差，但法律性质截然不同。定金违约定金，并具有担保合同履行的性质，除非合同履行违约或有瑕疵，是不能退的。而订金带有预付性质，不满意可以退。记住“定”字，肯定要，就好区分了。
如果支付的是可以收回的订金、押金、保证金，不通过本科目核算，通过“其他应收款”科目核算。
我们在已经付款但未收到货物和服务时确认“预付账款”，按预付的单位或个人设置明细核算。我们应该是按照合同约定预付，而对未签订购货合同的业务不得发生预付账款，约定的定金不得超过主合同的20%。
行政单位的收入、支出需要采用收付实现制进行核算，但很多资产、负债在收付实现制下不能全面地反映，“双分录”会计核算就很好地解决了这一问题。“双分录”会计核算使行政单位在保持收入、支出按照收付实现制核算不变的前提下，能较为全面地反映行政单位的资产、负债等情况。
行政单位“双分录”核算情况，大致可分为四类：
一是在非流动资产科目核算中，行政单位使用了“双分录”。包括“无形资产”、“ 在建工程”、“ 固定资产”、“政府储备物资”、“公共基础设施”等。
二是在流动资产科目核算中，行政单位使用了“双分录”。包括“预付账款”、“存货”等。
三是在流动负债科目核算中，行政单位使用了“双分录”。即“应付账款”的核算。
四是在长期负债科目核算中，行政单位使用了“双分录”。即“长期应付款”的核算。
再次提醒：行政单位的“预付账款”的会计处理不同于事业单位以及其他行业会计的特殊之处，要做“双分录”核算，这也是大家比较疑惑和容易遗忘之处。
会计处理业务
发生预付账款时
借：预付账款
贷：资产基金——预付款项
同时确认相应部分支出
借：经费支出
贷：财政拨款收入（零余额账户用款额度、银行存款等科目）
理解：行政单位 “双分录”是指对行政单位资产、负债等的增减变化使用权责发生制进行核算，对收入、支出等的增减变化使用收付实现制进行核算。如果一笔经济业务既存在收入、支出的增减变化，同时又存在非货币性资产或负债的增减变化的情形，那么这笔经济业务的会计处理就要按规定使用“双分录”核算。这样可以全面地反映行政单位的财务状况及预算执行情况。
收到物资或服务时，按相应预付账款金额
借：资产基金——预付款项
贷：预付账款-xx单位（个人）
发生补付款项的，按照实际补付的款项，
借：经费支出
贷：财政拨款收入（零余额账户用款额度、银行存款等科目）
收到物资的，同时按照收到所购物资的成本
借：固定资产（在建工程、存货、无形资产等）
贷：资产基金-固定资产（在建工程、存货、无形资产等）
发生当年预付账款退回
借：资产基金——预付款项
贷：预付账款-xx单位（个人）
同时，
借：财政拨款收入（零余额账户用款额度、银行存款等科目）
贷：经费支出
发生以前年度预付账款退回的
（注意：是从以前已结转后的科目中冲减回来）
借：资产基金——预付款项
贷：预付账款-xx单位（个人）；
同时，
借：财政应返还额度（零余额账户用款额度、银行存款等科目）
贷：财政拨款结转（财政拨款结余、其他资金结转结余等科目）
例1：某行政单位2014年7月1日根据合同规定，因采购某物资通过银行存款预付款项5万元。2014年7月17日收到所购物资，通过银行存款补付款项2万元，2014年7月22日发生当年预付账款退回1万元，收到款项存入开户银行，会计分录如下（单位：万元）
发生预付账款时：
借：预付账款 5
贷：资产基金——预付款项 5
同时，
借：经费支出 5
贷：银行存款 5
收到所购物资时：
借：资产基金——预付款项5
贷：预付账款 5
借：经费支出 2
贷：银行存款 2
同时，
借：存货 7
贷：资产基金——存货7
发生当年预付账款退回时：
借：银行存款 1
贷：经费支出 1
预付账款的核销
满足逾期3 年或以上、有确凿证据表明确实无法收到所购物资和服务，且无法收回等条件的预付账款，按照规定报经批准后予以核销。核销的预付账款应在备查簿中保留登记。
1、转入待处理财产损溢时，按照待核销的预付账款金额
借：待处理财产损溢
贷：预付账款
2、已核销的预付账款在以后期间又收回的
借：零余额账户用款额度（银行存款等）
贷：财政拨款结转（财政拨款结余、其他资金结转结余等）
例2：某行政单位2014年9月10日因逾期3年以上、有确凿证据表明确实无法收回的预付账款为1.5万元，按规定报经批准后予以核销，2014年10月15日已核销的预付账款在以后期间又收回1.2万元。
转入待处理财产损溢时：
借：待处理财产损溢1.5
贷：预付账款1.5
按规定报经批准后予以核销时：
借：资产基金——预付款项1.5
贷：待处理财产损溢1.5
已核销的预付账款在以后期间收回时：
借：银行存款 1.2
贷：财政拨款结转1.2
（来源：行政事业单位会计）
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